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Thema: ⫸ Wie 3er Büro organisieren?

11.12.2017
  1. #1
    Junior Newbie Avatar von Zenzi
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    Standard ⫸ Wie 3er Büro organisieren?

    Hallo zusammen,

    ich sitze momentan allein im Büro, als Sekretärin + Teamassistentin für ca. 10 Leute.
    Meine zwei Kolleginnen sitzen in einem extra Büro ein paar Meter weiter, sind Sekretärinnen + Teamassistentinnen für ca. 110 Personen. Wir haben grundsätzlich die gleichen Aufgaben, nur mit anderen Schwerpunkten sozusagen.
    Mein Chef ist Hauptabteilungsleiter, der Chef meiner Kolleginnen (von denen eine Teilzeit da ist) ist Abteilungsleiter.
    Weil wir dieses Jahr scheinbar zuviel Geld übrig haben, werden unsere jetzigen Büros so umgebaut, so dass wir drei in der Mitte sitzen, links geht eine Tür in das Büro von meinem Chef, rechts gehts in das Büro von dem anderen. Da die beiden meine Vertreterinnen sind und der andere Chef der Vertreter von meinem Chef, ist das auch recht sinnvoll (und ich bin nicht mehr so allein wenn mein Chef nicht da ist :-P )
    Mein Chef hat mich gestern folgendermaßen in meinen heutigen 1-Tages-Urlaub geschickt: "Überlegen Sie sich mal, wie man ein 3er Büro am besten organisiert"... Aha.
    Habt ihr Erfahrungen mit "kleinen Großraumbüros"?
    Sollten irgendwelche Arbeiten die das gesamte Büro betreffen von einer Person gemacht werden? Muss man irgendwelche goldenen Regeln aufstellen?
    Wie handhabt ihr das?
    Ich hab absolut keine Ahnung, wo ich zum Denken anfangen soll! Könnt ihr mir ein paar Tips geben, was wir in Zukunft beachten sollen?

    Danke + fragende Grüße,
    zenzi


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  2. #2
    Experte Avatar von majana
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    Ich hab mir auf meiner alten Stelle auch ein Büro mit zwei Kolleginnen geteilt. Zusätzlich war in unserem Zimmer noch der KOpierer und das Fax fürs ganze Stockwerk aufgestellt. Das gibt einen ziemlichen Geräuschpegel. ZUerst solltest Du vielleicht überlegen, wie die Tische und schränke usw. gestellt werden können. Dann schnappst du dir am besten gleich nen Tisch, bei dem du keine Türe direkt im Rücken hast und vielleicht auch nicht jeder auf deinen Bildschirm glotzen kann wenn er ins Zimmer kommt (das fand ich beides sehr unangenehm).
    Ansonsten würde ich sagen: Jeder bleibt bei seiner Arbeit wie vorher auch. Vorratsschränke für Büromaterial können vielleicht von einer von euch "verwaltet" bzw. immer aufgefüllt werden, genauso wie das Blumengießen oder so.

    LG, Jana

  3. #3
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    ich schließ mich majana an, wir haben auch überwiegend dreier büros. wobei ich meist nur mit einer kollegin bin, weil der dritte platz für azubis resreviert ist. tische clever stellen, denn wenn drei gelichzeitig telefonieren kann das schon ätzend sein.

    lg, doro

  4. #4
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    Als ich während des Studiums in nem Großraumbüro gearbeitet hab wo sehr viel Telefoniert wurde, fand ich diese Mobilen Trennwäde sehr gut, da sie Sicht- und Schallschutz bieten und gleichzeitig als Pinwandgenutzt werden können.

    LG Fee

  5. #5
    Miwi
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    Also, wichtig finde ich, dass Dinge die jede von euch erledigen muss zentralisiert werden. Z.B. muss nicht jede ein eigenes Postausgangsfach haben. Eins reicht und wer eben gerade an der Poststelle vorbeiläuft, nimmt die Post von allen mit.
    Habt ihr jede euren eigenen Drucker oder teilt ihr euch einen? Wenn ihr euch einen teilt, sollte der so stehen, dass ihr nicht so einen weiten Weg habt bzw. jede von euch gleich weit laufen muss. Wenn eine im Sitzen ihre Drucksachen aus dem Drucker nehmen kann und die andere erstmal das ganze Büro durchqueren muss, das gibt auf lange Sicht nur Ärger. Dann lieber alle laufen lassen.

    Zu mehr hab ich grad keine Zeit… :-(

  6. #6
    Experte Avatar von virgin
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    unter eine "meiner" goldenen regeln fällt: wem das papier im drucker oder kopierer ausgeht, der füllt das auch nach. und zwar ordentlich (also nicht nur die 3 blatt, die derjenige braucht).

    ich hasse es, wenn ich zum kopierer komme und es blinkt schon von weitem das rote licht *grrrr*
    das gleiche gilt auch fürs fax.


    ich mag es nicht, wenn mir andere leute im vorbeigehen auf den bildschirm schauen können (so wie jetzt - geht aber wg. sonneneinstrahlung etc. nicht anders).

    blumengießen hat bei uns (in meiner früheren firma) immer nur eine gemacht, sonst wären unsere blümchen wahrscheinlich vertrocknet oder ersoffen *g*
    büromaterial: in absprache mit den anderen regelung treffen. entweder bestellt der nach, der das vorletzte stück von etwas rausnimmt oder eine kümmert sich immer darum.

    zu dritt in einem büro telefonieren ist natürlich so ne sache. und trennwände auch. einerseits stört einen der andere nicht so, andererseits sieht man ihn auch nicht und da könnte man ja gleich in nem anderen büro sitzen (naja, fast).

    kurze arbeitswege (aber das für alle) find ich auch wichtig. wenn allerdings (wies bei uns früher war) eine 80 % der gedruckten dokumente benötigt, sollte die auch den kürzeren weg haben.

    radio: da wirds schwierig (falls eine von euch eins aufstellen will). entweder gar keins oder so leise stellen, dass sich keinesfalls eine der damen beim telefonieren etc. gestört fühlt.

    ich wünsche euch viel spass im neuen büro!

    lg, virgin

  7. #7
    Profi Avatar von -Vera-
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    Ich sitze auch in einem 3 er Büro.

    Tja was soll ich sagen es gibt solche Tage und andere.

    Ich denke es kommt auch immer auf die Kolleginnen an mit denen man sich was teilt.

    Vielleicht setzt ihr euch zu dritt zusammen und besprecht wie sich wer was vorstellt. Ich denke es wird schwierig wenn eine entscheidet und die anderen sich bevormundet fühlen.

    Sonst kann ich nur sagen, viel Glück, denn 3 Frauen gibt auch oft Zickenkrieg.

    Meine 2 Kolleginnn sind sich auch oft nicht grün und zicken sich an, ich halt mich dann schön raus und gehe meiner Arbeit nach.

    LG Vera

  8. #8
    Rose
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    Bei drei Frauen,

    die Arbeitsaufteilung so gestalten, daß es möglichst wenig reibungspunkte gibt.

    Ich bin eine Freundin der eigenverantwortlichen Arbeit.
    Müssen 2 Leute an der gleichen Sache arbeiten, dann ist vorprogrammiert, daß die eine meint es besser zu machen als die andere oder die andere meint die eine schafft nix
    ist jede für ihren Mist selbst verantwortlich, dann kann sie sich auch selbst organisieren...
    Von daher würde ich auch bei den gemeinschaftsaufgaben EINE
    haben die es macht (jede eine andere gemeinschaftsaufgabe)
    und ansonsten Arbeitsbereiche soweit als möglihc auch trennen....
    (und feste Vertretungen für Urlaub etc festlegen)

    Von der Platzaufteilung:
    möglichst die die telefonieren voneinander entfernt... oder die Bildschirme dazwischen stellen...
    das kann wirklch nerven wenn drei gleichzeitig in die selbe Richtung telefonieren....


    darauf achten daß nicht irgendwann eine zum deppen für alle" "verkommt"
    zB immer nur eine Kaffee kocht und BLumen giest und Kopierpapier nachfüllt,
    so die Doofenarbeiten halt,
    sondern daß eine den Kaffee am hals hat , die andere die Blumen, die Dritte für die Kopierwartung zuständig ist zB

    evtl eine zentrale Möglichkeit (Kalender) schaffen in die alle zB urlaube etc eintragen können, so daß jede immer weiß was mit der anderen Kollegin (mit der man vielleicht was absprechen mu) ist

  9. #9
    Junior Newbie Avatar von Zenzi
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    Vielen Dank für eure Antworten, ich werd mich demnächst mal mit den beiden anderen Mädels zusammensetzen und die von Euch genannten Punkte (und die, die mir noch einfallen - wenn mir welche einfallen) ansprechen.
    Die Möbelstellung haben wir bereits besprochen und jede ist damit einverstanden. Auch so, dass keiner dem anderen direkt in den PC reinschauen kann und wie die beiden Drucker stehen werden, so dass keine von uns durchs ganze Büro dackeln muss.
    Wir kommen bisher gut miteinander aus, ich hoffe dass das so bleibt.
    Wenn jemand noch etwas einfällt - bitte immer her damit!

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